Verhuurbedrijven die gebruik maken van verhuursoftware: dat klinkt als een één-tweetje, maar dat is het niet altijd. Kleinere verhuurbedrijven werken vaak nog met Excel en een boekhoudpakket. Maar vroeg of laat komt het moment dat dat niet meer voldoet. Grotere bedrijven met groter budget, zijn vaak al een stap verder en hebben het gemak van gespecialiseerde verhuursoftware al ontdekt. Ze kunnen hun verhuurde materiaal beter volgen en zo verliezen terugdringen, de verwachte omzet voorspellen en een grotere efficiëntie bereiken. En dat is natuurlijk ook voor kleinere verhuurbedrijven interessant, want juist op die manier kun je groeien.
Aanschaffen en implementeren
Het is echter geen kwestie van even wat software aanschaffen en gaan. Aanschaf en implementatie vraagt bijvoorbeeld om een inventarisatie van alle gebruikte externe toepassingen, zodat in de voorbereidingsfase kan worden bekeken wat wel en wat niet meegenomen moet worden in het initiële project. Dat vraagt tijd en aandacht en vaak wordt dit deel onderschat. Het gaat er juist ook om, om de software ondersteunend te maken aan de bedrijfsprocessen. Waar kan de software je helpen om doelen te bereiken? Essentieel is om hier direct mensen van verschillende niveaus uit de organisatie bij te betrekken. Dat draagt uiteindelijk bij tot een soepele implementatie.
Koppelen
De ondersteunende functie wordt verder versterkt door de verhuursoftware niet los te zien van de andere IT in de organisatie. Eén totale oplossing waarbij alle functionaliteiten en data in één pakket zitten, is daarom de perfecte oplossing. Immers, alleen dan gebruikt iedereen dezelfde software en zijn data altijd actueel. Slim is daarnaast te kijken naar standaard software, waarmee zonder hoge kosten gebruik kan worden gemaakt van nieuwe ontwikkelingen.
Hoeveel gemak en efficiency verhuursoftware ook op kan leveren, het is wel zaak om niet té afhankelijk te worden van IT. Het is niet de bedoeling dat IT allesbepalend wordt. IT moet de medewerkers ondersteunen in het maken van de juiste beslissingen. Het gaat er dus om om de goede balans te vinden tussen mens en machine: hoe ver moet je gaan met automatiseren? Interessant is dat onze klanten steeds meer meedenken in het efficiënter werken door toevoegen van software voor specifieke toepassingen en het realiseren van koppelingen met derden. Maar nogmaals: die menselijke maat blijft leidend. Alleen dan kun je de software optimaal laten ondersteunen. Het is natuurlijk wel zaak om te kijken hoeveel tijd en geld je kunt besparen en hoeveel de kwaliteit verbeterd kan worden door de inzet van verhuursoftware. Dat spreekt voor zich.
