Interview in vakmagazine voor de verhuurbranche ‘Rent-IT‘ met Stephan Feijen over de meerwaarde van een goede ERP oplossing.

KRACHTIG – ONTZORGEND – BETAALBAAR

Als het gaat om software voor verhuur en service, waarmee de complete routing binnen een bedrijf wordt gedekt, weet UDP (Uw Dynamics Partner) als geen ander waar de behoefte ligt binnen hun specialisatie: de verhuur- en servicebranche.

 

We spraken met Stephan Feijen: “Vaak worden er aantekeningen gemaakt op een kladje, mailtjes aan collega’s gestuurd of werklijstjes gemaakt. Deze moeten dan allemaal later nog worden ingevoerd op de computer, maar dat niet alleen: hoe dikwijls gebeurt het niet dat een dergelijk kladje kwijtraakt of op het verkeerde bureau terechtkomt. Om dit te voorkomen hebben de mensen van UDP een totaalpakket ontwikkeld met gebruik van Microsoft Dynamics Navision, waar iedereen, en dan écht iedereen, mee uit de voeten kan.“

Totale bedrijfsvoering

Bij de implementaties die door UDP worden verricht, is de hele onderneming van een verhuurder betrokken. Dan praten we over het beheren van (verhuur)voorraden en contracten, levering en inname van verhuurde artikelen en machines, aankopen en verkopen van producten, uren, materiaal, personeelsadministratie, agenda’s van de medewerkers en de bijbehorende financiële administratie. Waar nodig kan ook service worden verleend. Hierbij wordt de monteur vanuit kantoor aangestuurd via een PDA, laptop of iPad en kan hij ter plaatse zijn uren, materiaalverbruik en aanvullende opmerkingen invoeren, waardoor deze direct zichtbaar zijn voor de kantoormedewerkers en eventueel gefactureerd. Dit scheelt enorm in tijd: er hoeft immers niets meer te worden overgetypt, er wordt voorkomen dat gegevens kwijtraken en, niet op de laatste plaats, het voorkomt frustratie. Aansturing via een ‘papieren’ werkopdracht en registratie hierop van de uren en verbruikte materialen blijft natuurlijk ook mogelijk.

Beheersbare contracten

Met Uw Rental & Services beschikt u over een volledige contractadministratie. Hiermee kunt u snel diverse soorten contracten flexibel definiëren en verdelen in verschillende categorieën zoals Verhuur, Lease en Onderhoud. De gegevens die u vastlegt in het contract vormen meteen de basis voor uw facturen. Zo kunt u de gewenste manier van factureren vastleggen, zoals bij kortlopende huurtermijnen achteraf factureren of bij langlopende huurtermijnen vooraf factureren en de factuurfrequentie (wekelijks, maandelijks, etc.) kan worden vastgelegd. Verschillende (standaard) tarieven kunnen worden gehanteerd op basis van diverse criteria zoals bijvoorbeeld verhuur op basis van tijdvakken (per dag, week, maand, etc.), eventueel met kortingspercentages per klant, per object of per categorie. Deze vooraf per contract vastgelegde criteria zorgen ervoor dat de facturatie geautomatiseerd kan worden gedraaid, waardoor het u veel minder tijd kost. Door alle kosten en opbrengsten per verhuurd object vast te leggen is er altijd inzicht in de actuele status van de totale opbrengsten, de totale kosten en afschrijvingen per verhuurobject c.q. verhuurartikel.

Elke klant is uniek

Iedere klant van UDP wil zijn eigen identiteit herkennen in de verhuuroplossing. UDP zorgt er samen met de klant voor dat lay-outs van orders, contracten, facturen en andere overzichten worden aangepast aan deze specifieke wensen. Indien het noodzakelijk is dat customizations moeten worden gemaakt, dan zal UDP deze integreren in de standaard oplossing, waardoor het beheer eenvoudig blijft.

Service

UDP onderscheidt zich door de servicegerichtheid. Daarmee staat of valt het succes van ieder bedrijf. Feijen: “Klanten stellen het op prijs als we ons verdiepen in het bedrijf en daarmee ook suggesties kunnen geven voor verandering of verbetering. We zijn als bedrijf verantwoordelijk en daardoor ook altijd bekenden van onze klanten. Ze hoeven niet steeds opnieuw uit te leggen waar de schoen wringt. De personen die betrokken zijn bij de implementatie zijn ook de personen die betrokken zijn bij toevoegingen en wijzigen van het systeem en aanspreekpunt bij supportvragen. Kortom UDP is Uw partner als het gaat om ERP oplossingen voor uw bedrijf.”

 

Microsoft lanceert Microsoft Dynamics NAV

Sinds begin oktober 2012 is de nieuwe versie van Microsoft Dynamics NAV beschikbaar. In deze versie van Microsoft Dynamics NAV is het rolcentrum dat in de vorige versie is geintroduceerd sterk verbeterd.

In versie 2009 waren er nog twee verschillende gebruikersinterfaces, de Classic interface en het rolcentrum. In de laatste versie bestaat alleen nog maar het rolcentrum.

Maar dit rolcentrum is dan wel op 3 verschillende manieren en sterk verbeterd beschikbaar: Via de Microsoft Dynamics NAV applicatie, via een webbrowser (een web-based applicatie)  en via Sharepoint).

De beschikbaarheid via de webbrowser zorgt er ook voor dat een gebruiker de NAV applicatie kan benaderen via een smartphone of een tabblet.

Door het nieuwe rolcentrum vinden gebruikers makkelijker hun weg door de applicatie en bent u als bedrijf sneller in staat meer uit uw ERP oplossing te halen.

Daarnaast biedt de nieuwe versie van Microsoft Dynamics NAC nog talloze nieuwe features zoals:
  • · Verbeterd inzicht in de kosten. Dit stelt u in staat om op elk moment  uw kosten te kunnen beheersen. U kunt kosten toerekenen aan verschillende kostenplaatsen, kostendragers en andere dimensies. Daarnaast kunt u de kosten op elk moment vergelijken met uw budget.
  • · Verbeterd inzicht in uw liquiditeitspositie. Met de nieuwe versie bent u in staat om snel uw kasstromen te analyseren en een nauwkeurige liquiditeitsprognose samen te stellen.
  • · Verbeterde en nieuw geïntegreerde rapportage tools. Met de nieuwste versie van Microsoft Dynamics NAV beschikt u over een vergaande integratie tussen Microsoft Dynamics NAV 2013 en Microsoft Excel en andere Microsft toepassingen zodat u sneller en eenvoudiger kunt beschikken over uw informatie en dus ook sneller de noodzakelijke beslissingen kunt nemen.
  • · Grafische weergave van uw grootboek
  • · Artikelbeschikbaarheid in de tijd kan nu ook grafisch worden weergegeven zodat u pieken en dalen in uw artikelbeschikbaarheid direct ziet en zo nodig maatregel kunt nemen.
  • · Querymogelijkheden om direct data vanuit Microsoft Dynamics NAV op te vragen in andere toepassingen zoals Excel en management rapportage systemen.
  • · Dit is slechts een deel van de verbeteringen die zijn aangebracht in de laatste versie van Microsoft Dynamics NAV. Klik hier voor de volledige beschrijving van de nieuwe featues (Engels).