Het klinkt logisch: je voorraad op orde, weten waar je spullen zijn en blijven en hoeveel er nog in het magazijn is. Toch blijkt uit de praktijk dat de administratie en de werkelijkheid nog wel eens uiteenlopen, met alle gevolgen van dien. Door verkeerd afboeken bijvoorbeeld liggen er volgens de administratie zaken in voorraad, die er helemaal niet zijn. Dan is de uitspraak ‘altijd voorradig’ wel ineens een rekbaar begrip geworden. Erger nog: als uitgegane zaken niet goed gefactureerd zijn, kan voorraadbeheer een dure business worden. Als het met dure onderdelen uit het magazijn gebeurt, kan dat tienduizenden euro’s schade betekenen.
De oplossing is even simpel als briljant. Met een goed ERP kan voorraadbeheer relatief simpel op en top geregeld worden. Sterker nog: door dit slim aan te pakken kan het niveau van de voorraad kwantitatief naar beneden, terwijl je als leverancier toch eenvoudig aan de vraag kan blijven voldoen. Als je heel veel investeert in aankoop –om maar te zorgen dat je iets altijd voorradig hebt en aan de vraag wilt voldoen- heb je wellicht ook voor miljoenen in het magazijn liggen. Het is goed om te overwegen of dat eigenlijk wel nodig is. Met de huidige levertijden heb je het in een dag binnen. Als je je voorraad met 25 procent kunt terugbrengen, groeit je werkkapitaal met 25 procent. Zo simpel kan het zijn. Er zijn zelfs bedrijven die helemaal geen voorraad meer hanteren, maar pas inkopen op de dag dat ze het nodig hebben. Het scheelt geld en bedrijfsruimte, met alle bijkomende secundaire kosten.
Iedereen die met voorraden werkt, en zeker grote voorraden, kan zo veel geld besparen. Er zijn bedrijven die inmiddels geen voorraad meer
hebben en zo de kosten van een half miljoen euro hebben teruggebracht naar nul. Een goed ERP kost natuurlijk wat, maar de investering is zelfs voor een leek te verantwoorden. Overzicht van wat je op voorraad hebt en ook wáár je het op voorraad ligt. Hoe vaak komt het niet voor dat je iets nieuw bestelt als je het niet kan vinden? Goed voorraadbeheer via een ERP vindt steeds meer zijn weg en de ontwikkelingen staan zeker niet stil. Tools die voor elk individueel bedrijf de optimale voorraad berekenen bijvoorbeeld, mede aan de hand van prijzen, weersinvloeden, loop- en levertijden. Alleen koffie natuurlijk, dat moet je altijd in huis hebben.
