Een ERP-systeem implementeren is geen kwestie van over één nacht ijs gaan. Wij worden dan ook regelmatig geconfronteerd met fundamentele vragen. Is mijn organisatie hier klaar voor? Kunnen de processen zodanig worden ingericht zodat we dit met een ERP kunnen ondersteunen? Een ERP-systeem vraagt een gestructureerde manier van werken en biedt weinig ruimte voor ad hoc-zaken. Wil je meerwaarde uit een ERP-systeem kunnen halen, dan zul je dus echt op een gestructureerde manier moeten werken en de gegevens op gestructureerde wijze vastleggen zodat alle ingestelde regels automatisch kunnen worden toegepast. Dit vraagt vaak veel extra werk in de beginfase, maar zal gedurende de tijd steeds meer tijdswinst op leveren en de kans op fouten zal steeds verder worden gereduceerd.
Hoe zorg ik voor draagvlak binnen mijn organisatie?
In welke organisatie u het ERP-systeem ook wilt implementeren, het zijn de medewerkers die met het systeem moeten gaan werken. En zoals alom bekend houden mensen vaak niet echt van veranderingen en al helemaal niet als men anders moet gaan werken. Door de medewerkers bij de implementatie te betrekken wordt het geen van bovenaf opgedrongen systeem, maar zal het ook ‘het systeem’ worden van de medewerkers.
Hoe voorkom ik teleurstellingen en hoe blijf ik binnen mijn budget?
Systemen kunnen vaak ‘op maat’ worden gemaakt door maatwerk toe te passen. In zulke gevallen wordt het systeem aangepast aan de werkwijze en processen van de organisatie. Maar maatwerk is duur en brengt altijd risico’s met zich mee. Vaak wordt maatwerk al direct bij de implementatie gerealiseerd omdat men bang is dat men anders niet met het systeem kan werken. Het zou beter zijn om zoveel mogelijk met standaard software te starten. Als dan na een periode blijkt dat er zaken ontbreken kunnen altijd nog aanpassingen gemaakt worden. Deze kunnen dan beargumenteerd worden vanuit het gebruik van het systeem. Zowel de organisatie als de leverancier weet dan waar men het over heeft. Zo voorkomt men teleurstelling met betrekking tot de functionaliteit en houdt men grip op de uitgaven voor maatwerk.
Meer weten? Informeer eens naar de mogelijkheden!
