Als je drie klanten hebt, is het simpel. Je weet waarschijnlijk uit je hoofd welke prijs je met wie voor welk product hebt afgesproken. Maar wat als je honderd klanten hebt, een grote verscheidenheid aan producten en een aantal klanten die informeren naar korting bij afname van grote hoeveelheden?
Excel, papier of ERP?
De computer schiet je te hulp. De vraag is alleen hoe je die gebruikt. Natuurlijk, het kan in een Excel-sheets of op losse documentjes waarin je prijsafspraken, kortingen en dergelijke vastlegt. Maar ook hierin verdwijnt het overzicht meestal snel. En dat geeft fouten, discussies en meningsverschillen, creditnota’s, extra werk en een uitstraling waar je niet op zit te wachten. Het kan beter en makkelijker. In een ERP-systeem leg je eenvoudig alle prijsafspraken vast, inclusief staffels, ingangsdata, kortingen en wat je maar wilt. Kies je voor: a) er komt een service-order binnen. Je moet uitzoeken welke prijs je voor deze klant moet hanteren en of er sprake is van korting en wanneer die dan geldig is. Of b) je voert de order in via het ERP-systeem en de prijs wordt automatisch berekend. Zeg het maar.
Wat wel, wat niet
Komt nog bij dat je eenvoudig aan kunt geven welke zaken binnen een contract vangen. Denk aan een leasecontract voor een auto: als er in het contract staat dat je binnen een bepaalde periode je banden mag vervangen, dan komt daar verder geen factuur van. Of een discussie over wel of niet. Het staat in het ERP-systeem. Dat is bovendien flexibel en snel aan te passen aan nieuwe afspraken of contracten. Dat kan per klant, klantgroep of klantkortingsgroep, wat je maar wilt. Ligt het eenmaal vast, dan wordt het altijd correct toegepast. Geen fouten, geen gedoe. Als leverancier kom je betrouwbaar over, want afspraak is afspraak en die wordt keurig nagekomen.
Betrouwbaarheid
Het voordeel van die uitstraling is natuurlijk dat er nog meer klanten komen die graag met zo’n betrouwbare ondernemer of organisatie zaken willen doen. Ben jij even blij dat je alles dan al goed geregeld hebt?
